¿Qué situaciones puedo denunciar?
* Denuncia de un acto de soborno: Reporte de hechos que indiquen razonablemente la ocurrencia de una oferta, promesa, entrega, solicitud o aceptación de una ventaja indebida.
* Denuncia de un posible acto de soborno: Reporte de hechos o circunstancias que puedan estar relacionados con un acto de soborno, pero respecto de los cuales no existan inicialmente elementos suficientes para determinar su ocurrencia con certeza.
* Denuncia de represalia (acoso o intimidación por denunciar): Reporte de amenazas, perjuicios, acoso, hostigamiento, intimidación, discriminación, sanciones u otras acciones adversas sufridas por haber presentado una denuncia o comunicación de buena fe
¿Puedo realizar una denuncia anónima?
* Sí, es totalmente posible realizar denuncias anónimas
* Los canales oficiales de INVIN CÍA. LTDA. están diseñados para recibir reportes tanto en modalidad identificada como anónima, sin embargo se recuerda la importancia de manternerse identificado para facilitar los procesos de investigación.
¿Qué información debo proporcionar?
La persona denunciante debe suministrar información que permita, en la medida de lo posible, comprender claramente los hechos reportados. Esto incluye especificar:
* Fechas y lugares donde ocurrieron los hechos.
* Personas o áreas involucradas.
* Circunstancias detalladas del suceso y evidencias disponibles
¿Puedo adjuntar evidencias?
*Sí, se pueden adjuntar evidencias directamente al presentar el reporte mediante el Canal de Denuncias, de acuerdo con sus condiciones técnicas.
Se considera evidencia cualquier elemento verificable como información, documentos, registros contables o de operaciones, comunicaciones, declaraciones, archivos digitales, imágenes o grabaciones que contribuyan a esclarecer los hechos
¿Cómo se gestionará mi denuncia?
El tratamiento de las denuncias sigue un procedimiento formal compuesto por las siguientes etapas:
1. Recepción y registro: La denuncia se registra oficialmente en el sistema y se le asigna un código de seguimiento individual.
2. Evaluación inicial: El Oficial de Cumplimiento examina el reporte para determinar su prioridad, evaluar riesgos e identificar si se requiere investigación. Si la denuncia involucra a la Alta Gerencia o al propio Oficial de Cumplimiento por conflicto de interés, la investigación se delega obligatoriamente a un Tercero Investigador Independiente Externo.
3. Investigación: Si existen indicios razonables, se desarrolla un proceso objetivo, imparcial y confidencial (análisis documental, entrevistas y verificación de controles). Cuando existen indicios de responsabilidad, se garantiza a la persona involucrada el derecho a presentar sus descargos.
4. Informe y resolución: Se emite un informe confidencial que clasifica el resultado en una de las siguientes categorías: confirmada, no confirmada, infundada, de mala fe o sin elementos suficientes. Con base en esto, se aplican las medidas correctivas, de mejora o disciplinarias que correspondan
¿Cómo puedo conocer el estado de mi denuncia?
A cada reporte se le asigna un código de seguimiento para identificar la etapa en la que se encuentra.
Los tres estados principales de gestión son: Recibida, En revisión y Cerrada.
Si la persona proporcionó sus datos de contacto al identificarse, el Oficial de Cumplimiento podrá informarle sobre el estado general de la gestión.
En denuncias anónimas, el seguimiento depende de las herramientas y opciones configuradas en el propio Canal de Denuncias
¿Quién tendrá acceso a la información?
El acceso a los datos, evidencias y al expediente de investigación está *estrictamente restringido al personal autorizado* bajo los principios de necesidad de conocer y mínimo privilegio.
La organización aplica el principio de confidencialidad para proteger en todo momento la identidad del denunciante, la información de los investigados y las pruebas obtenidas
¿Qué sucede si la información proporcionada es insuficiente?
Si la persona facilitó datos de contacto: El Oficial de Cumplimiento podrá solicitarle información adicional o aclaraciones pertinentes fijando un plazo razonable.
Si la denuncia es anónima o no hay respuesta a las solicitudes: Si los datos aportados no permiten comprender ni verificar los hechos de forma razonable, y no existen otros elementos para investigar, se procederá al cierre documentado del caso indicando la justificación correspondiente
